Hvis du har minst én kunde og minst én konkurrent, trenger du CRM. Det betyr ikke at du må kjøpe programvare, men også for småbedrifter finnes det løsninger som gir god hjelp med å pleie kundene.

CRM står for Customer Relationship Management, som i enkleste form kan oversettes til «administrasjon av kunderelasjoner». En litt grundigere definisjon går ut på at CRM er «en forretningsstrategi for å finne frem til og administrere de mest verdifulle kundeforholdene dine». Merk altså at CRM her beskrives som en strategi, ikke en programpakke.

Forestillingen om at det kan være en god idé å behandle kundene så godt som mulig er selvfølgelig ikke ny, og har antagelig eksistert siden steinalderfolk begynte å bytte varer med hverandre. Dyktige næringsdrivende har alltid forstått betydningen av å fokusere på kundene som gir det beste potensialet for salg og fortjeneste. De har også innsett at god service sikrer at kundene fortsetter å komme tilbake, igjen og igjen. Ingen av delene trenger datamaskiner, og det er først i senere tid at CRM for alvor har blitt et eget fagområde og IT-begrep.

Et viktig element i dette er at teknologien nå gjør det mulig å behandle hver kunde individuelt, selv om du har tusenvis av dem. Det er ikke bare en mulighet, men også en nødvendighet, for også kundene er blitt mektigere enn før.

_______________________________________________________________________

1: Innledning

For at du skal kunne forstå mulighetene med OpusFlowCRM, anbefaler vi deg å ta en titt funksjonaliteten. Denne lille brukerveiledningen viser deg de nye elementene OpusFlowCRM legger til din Outlook (blokken med verktøy, konfigurerings panelet, menyer, skjemaer....)

For at du lett skal kunne navigere deg gjennom brukerveiledningen kan du bruke innholdslisten. Selv om du kan gå gjennom denne veiledningen steg for steg kan du raskt bla deg fram til den funksjonen som interesserer deg mest.

For å komplettere denne veiledningen med ferske svar, kan du også se på FAQ på OpusFlowCRM siden.

Vi lytter åpent til dine behov så ikke nøl med å sende oss alle dine spørsmål til info@OpusFlowCRM.no

God visitt...

2: Innstillinger

Du trenger bare å endre innstillingene i OpusFlowCRM hvis du planlegger å bruke den med flere brukere i et nettverk. Standard innstillinger er korrekte for lokal bruk.

For å endre innstillinger, trykk på Verktøy i Outlook menyen.

Verktøy>Alternativer>OpusFlowCRM

2.1: Mål kontaktmappe (synk.)

Du trenger bare å endre disse innstillinger hvis du bruker en Exchange Server. Dette er standard innstillinger i OpusFlowCRM undermappe for dine Kontakter. I denne folderen blir OpusFlowCRM firmakort plassert. Hvis du imidlertid bruker en Exchange Server, er det også mulig å velge en Felles mappe, for å dele data med alle brukere. På denne måten er det også mulig for laptop/frakoblede brukere å legge denne folder som en Favoritt link, med tilgang til data frakoblet i OpusFlowCRM.

2.2: Database plassering

Kilden med alle data i OpusFlowCRM er en (Access) database. Hvis du plasserer denne databasen på et nettverk, blir du i stand til å bruke felles data fra denne sentrale databasen delt med mange brukere. Skal du bruke OpusFlowCRM med mange kollegaer på ditt nettverk, trenger du å klargjøre et nettverksområde for dette.

Vi anbefaler at du lager et eget område kalt “OpusFlowCRM" med følgende undermapper

l database

l maler

l dokument

Alle OpusFlowCRM brukere må ha alle rettigheter til disse undermappene.

For at du og alle andre brukere skal benytte den samme Access database, må du kopiere filen “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database\OpusFlowCRM.mdb” til undermappen “Database” i OpusFlowCRM katalogen på nettverket. Når dette er gjort kan du velge denne med dialog vinduet som åpnes ved et klikk på knappen "Plassering av database".

Figur: med den øverste knappen “Endre database” kan du velge databasen på nettverket. Denne figuren viser konfigurering ved bruk av Laptop modulen. I et slikt tilfelle, setter du opp to databaser. Nettverksbase velges da med nederste knapp.

2.3: Lagringsområde for dokument

Dokument som du arkiverer kan lett deles med dine kolleger. For å få til dette må du angi den delte katalogen som skal brukes. For å velge dette område klikk på knappen [Endre mappen som skal brukes

Figur: område for plassering av automatisk lagrede dokument satt opp for bruk av felles område. Øverste innstillinger referer til fellesområde, nederste innstillinger er felles lagringsområdet når bruker har LapTop modulen . Bruker du ikke laptop modulen, settes bare øverste knapp for området.

Alle dokument som er laget med OpusFlowCRM lagres på et samlet område. OpusFlowCRM oppretter automatisk mappe struktur for dette, basert på de prosjekt og undermapper du setter opp for dokumentlagring. Straks etter installering, er dette området satt til “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”. Hvis du bruker et nettverk, må du sette opp dette til et felles sted på ditt nettverk, så alle dokument kan lagres der. På denne måten kan OpusFlowCRM brukere lett omplassere sine dokument og gjenfinne hverandres dokument.

Firma basert utfylling

Velges denne muligheten vil mappestrukturen baseres på klientenes firma navn. Uten et kryss her blir mappe strukturen slik [Prosjekt navn]-[Undermappe navn].

Hvis dette valger er krysset av, blir strukturen slik:

[Firma navn]-[Prosjekt navn]-[Undermappe navn].

2.4: Plassering av Word maler

Hvis du automatisk lager brev eller andre dokument fra OpusFlowCRM, kan du bruke maler med din interne stil og logo. Du kan lese mer om implementering av dine egne maler i kapittelet ”Lag dine egne maler for bruk i OpusFlowCRM”.

Igjen gjelder regelen: hvis du ønsker å bruke de samme maler for flere brukere, settes konfigureringen med referanse til et felles område.

Standard innstillinger er “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”, som også inneholder en del eksemplel maler. Har du allerede laget et nettverksområde for maler, kan du kopiere de malene du trenger til dette området og la innstillingene referere hit.

Figur: plassering av maler på nettverket.

Bruker du flette funksjonen på må spesifisere området malene befinner seg slik at OpusFlowCRM kan åpne katalogen med malene.

2.5: Skannede dokument

OpusFlowCRM lar deg sende og arkivere digitaliserte dokument. For at OpusFlowCRM skal vite hvor dette området er, må du angi katalogen.

For å angi denne katalogen, trykk på knappen [Endre mappen som skal brukes].

Standard innstillinger er “C:\”. Du kan endre dette til det stedet din (bunke) skanner automatisk plasserer de skannede dokument. Dette kan være en lokal katalog eller et nettverksområde.

Figur: plassering av skannede dokument som skal behandles.

2.6: Bruker innstillinger

OpusFlowCRM bruker opplysninger fra din brukerprofil, du kan komplettere disse med bruk av skjemaet vis nedenfor.

I brukerinnstillinger kan du fylle inn hele navnet ditt. Sette blir brukt som "Avsender" når dokument lages. Videre kan du skrive initialer som OpusFlowCRM bruker som referanse på utgående dokument.

Du kan også fylle inn dine personaliserte detaljer til bruk på brev laget med OpusFlowCRM, For eksempel, hvis firmaet ditt bruker personlige telefon eller faks nummer. Fire frie felt gir deg flere personlige detaljer i dine dokument.

Figur: bruker innstillinger

2.7: Justerbare brukerfelt

For at du skal kunne personalisere din informasjon om kontakter, har du nå mange brukerdefinerbare felt. Disse feltene er synlig på kontakt kortet.

Disse feltene tillater deg blant annet å utføre utvalg meget enkelt, for eksempel hovedelementer om dine kunder.

Du har nå mange brukerdefinerbare felt.

Figur: Justerbare brukerfelt

2.8: Autolagre e-post / Gruppemapper

Når du motter eller sender e-post, kan de settes til å arkiveres automatisk. Dette gjøres fra panelet vist nedenfor.

Du kan velge om du vil ha e-post lagret automatisk hvis OpusFlowCRM gjenkjenner e-postadressen. “Vis [Lagre E-post] dialogen automatisk ”gir mulighet til å velge prosjekt og undermappe som om du manuelt trykker på “Lagre E-post” knappen fra OpusFlowCRM knapperanden. “Lagre utgående e-post bare når de lages fra OpusFlowCRM knapper” vil bare lagre utgående e-post når du bruker en av e-post knappene i OpusFlowCRM for å starte en e-post.

CRM innstillinger: med dette kan du sette hvor mappene som oppgaver, avtaler og logge oppføringer skal være. Bruker du en Exchange server anbefaler vi at du lager tre fellesmapper der hver forfatter har rettigheter.

Etter et klikk på en knapp kan du velge den mappe du ønsker.

3: Knapperanden

Når du er ferdig med OpusFlowCRM konfigureringen, kan du begynne å bruke menyene, som er i den nye knapperanden med verktøy, du nå har fått i din Outlook.

Hvis du allerede har dine kontakt'(adresse) data i Outlook, kan du lett importere disse til OpusFlowCRM. Dette gjør du med valget "Importer Outlook kontakter..." fra menyen "Verktøy" i OpusFlowCRM knapperanden.

Se kapittelet "Verktøy" og "Importer dine egne kontakter."

4: Lagring av e-post

Arkiveringsskjemaet tillater deg å organisere dine innkommende og utgående e-post beskjeder.

Arkivering er enkelt og med enkle funksjoner for å registrere nye kontakter, gir den deg mange muligheter for å raskt finne igjen lagrede dokument.

Arkivering av all e-post er knyttet til en kontakt som automatisk kan identifiseres av OpusFlowCRM via korrekt e-post adresse hvis den er registrert fra før. Denne meldingen er da raskt sammenlignet med en person eller et firma.

Hvis det er behov kan vedlegg i meldingen arkiveres separat. Meldingen kan om ønskelig slettes etter lagring. Og til slutt kan meldingen identifiseres som en del av et prosjekt eller en underkatalog.

Disse poeng er meget viktig for å få til en mer effektiv klassifisering, de er en del av optimalisering av nødvendig lagringsplass og sikkerhet for meldinger og vedlegg.

Alle dokument lagret med OpusFlowCRM, er samlet i en generell dynamisk trestruktur på valgt disk, og ikke slik som tidligere internt i Outlook eller på en Exchange Server.

Hvis du velger en eller flere e-post meldinger i din Outlook, kan du klikke på knappen vist ovenfor, og det følgende vindu vises:

Trykk på ”Legg til firma” om det ikke fantes fra før og følg dialogboksen for å lage firma og kontaktkort på få sekunder.

Kontaktkort for Firma og Kontaktkort for kundeservice blir nå laget.

Figur: lagre melding i OpusFlowCRM

1. Her foreslår OpusFlowCRM emnet. Standard er emnet fra e-posten, brukeren kan endre dette her.

2. Her kan du velge om du ønsker å velge hele meldingen eller bare de valgte vedlegg.

3. Her kan du lagre e-posten som innkommende eller utgående (Standard forslag fra OpusFlowCRM kommer an på om e-posten befinner seg i innboks eller i Sendte elementer).

4. Her har du muligheten til øyeblikkelig å fjerne e-posten fra Outlook når den er lagret i OpusFlowCRM. Du kan også velge om du ønsker å lukke vinduet eller ikke, etter at meldingen er lagret.

5. I dette vinduet kan du velge hvilket prosjekt (og undermappe) altså plassering av filområdet e-posten skal lagres.

6. Med denne knappen kan du koble en e-postadresse til en allerede eksisterende kontakt. Hvis e-post adressen er kjent fra før i OpusFlowCRM, vil riktig kontakt automatisk avkrysset.

7. Hvis kontakten ennå ikke er importert i OpusFlowCRM, kan du legge den til ved bruk av denne knappen.

8. Denne knappen gir deg muligheten til å endre kontaktopplysninger (du la til for ett minutt siden). Hvis du klikker denne knappen, vinduet vist i "Endre" kapittelet". Vi anbefaler deg å lese dette kapittelet for nærmere forklaring av disse mulighetene.

9. Med denne knappen utfører OpusFlowCRM disse handlingene:

· E-posten blir lagret i valgt prosjekt mappe/undermappe.

· E-posten blir lagret tilgjengelig fra Firmakortet til valgt kontakt(er).

Ikonet for e-post beskjeden i Outlook endres, så du ser hvilke meldinger som er lagret.

Alle kollegaer har nå øyeblikkelig mulighet for å se dette dokumentet som Innkommende korrespondanse på kundekortet.

5: Endre firma/kontakt

For å vedlikeholde dine firma og kontakt kort, gir OpusFlowCRM deg et kompakt redigeringsverktøy. På [Firma] delen når du alle opplysninger om firmaet. Endringer utført på firmakortet vises direkte på alle [Kontakt] kort.

Kortet [Firma] kan inneholde alle nyheter og egenskaper om firmaet som din organisasjon ønsker å bruke. Disse opplysningene er synlige (og skrivebeskyttet), på alle [Kontakt] kort. For å gjøre klassifiseringen lettere, samles firma i grupper og koder. Det er flere brukerdefinerbare avkrysningsfelt og frie definerbare felt til din disposisjon (Eksempel: Debitor kan endres til Organisjonsnr). For å tillate kalkulering av kostnader med reiser til firma, legges avstanden inn i kilometer. Denne informasjonen brukes i det øyeblikk en avtale legges inn og summeres når data eksporteres til Excel.

Kortet [Kontakter] er for hver av kontaktene i firmaet, med alle detaljerte opplysninger. For å lettere finne rette person er det 8 brukerdefinerbare avkrysningsfelt og 15 fritt definerbare kontakt felt til din disposisjon. Disse feltene kan velges for å vise oppdatert status (Eksempel: Kryss av for [Kunde] hvis kontakten er en kunde)

Knappen ovenfor brukes for å administrere dine adresse data.

Endre firma data

Figur: endre firma data

1. Denne knappen lar deg slette valgte firma fra databasen eller legge til et nytt firma. Velger du "Legg til nytt firma", blir du spurt om å skrive inn firmanavnet, og så søkenavnet. Hvis du fjerner et firma, blir alle kontaktene i dette firmaet også fjernet.

2. Hvis du klikker den øverste knappen, vil vinduet vist nedenfor komme fram. I dette vinduet er det mulig å klassifisere firma i grupper. Her kan du også legge til eller fjerne grupper. Hvis du klikker nederste knapp, vil et tilsvarende vindu åpnes. Her kan du velge tilpassede koder.

3. Ved å bruke disse knappene kan du importere eller rette data hvis en endring oppstår. Det er mulig å sende en e-post direkte til den viste adresse hvis du klikker på "e-post" knappen.

4. Her kan du søke etter (en del av) et firma navn.

5. Her kan du sjekke om disse firma skal motta et julekort. Ut fra vinduet "Flett" kan du lett velge disse firma.

Du har mange frie tekst felt og avkrysnings bokser til din disposisjon, både for firma og kontakter. Disse felt er ikke definert på forhånd så du kan bruke dem for din egen spesielle informasjon.

6: Flett

Når du ønsker å sende en beskjed til mange firma eller kontakter, likeså en utskrift av etiketter til konvolutter, kan du bruke flette verktøyet.

For å velge kortene, kan filter brukes med avkrysning for de utvalg du ønsker. I tilfellet utvalget er [Koder] og [Grupper], kan du lage en liste ved å krysse av for en eller flere koder eller grupper. Bruker du den siste muligheten kan du gjøre et fritekst utvalg, som er veldig praktisk når du ikke vet helt nøyaktig hvilke kriterier du skal bruke.

Når du har bestemt listen over kontaktkort som skal brukes, velg den type fletting du har behov for, kryss av for prosjekt(lagringsområde) og utfør ved ett klikk på [Flett] knappen. Etter noen øyeblikk ett eller flere dokument blir produsert av OpusFlowCRM, klar for bruk.

Nedenfor er vist noen enkle steg, en [aktivitets rapport] fra en forhåndsdefinert Word mal og en utskrift til etiketter.

Du kan lage dine egne dokument maler i Word ved bruk av flettefeltene tilgjengelig fra OpusFlowCRM. Klikker du på knappen nederst til venstre [Klikk her for hjelp], får du opp en liste over tilgjengelige Word nøkler.

Med “Avansert søk/flett” vinduet kan du adressere dokument til flere kontakter. På denne måten kan du lage papirbrev eller sende den samme personlig tilpassede invitasjonen til mange kontakter. Se også: “Lag egne maler for bruk i OpusFlowCRM” og Hvordan lage e-postmaler

4

7

2

2

5

Figur: adresser på Word/Excel/E-post dokument til kontakter.

1. Her kan du fylle inn dine utvalgskriterier (hvis du ønsker å vise alle kontaktene i databasen, , krysser du av for "Uten filter") Her kan du velge dine kontakter basert på de grupper og koder du har delt dem inn i, men felt som "Julekort" eller "Vin" og andre felt du har definert selv, slike som "Faksmelding" og "E-postmelding".

2. I disse listene vil utvalgs resultatet komme fram. Du kan også velge firma og/eller kontakter du vil adressere e-posten eller dokumentet til. (Så det er mulig å sende et dokument eller en e-post til mange mottakere på en gang, bare ved å trykke på en knapp).

3. Med disse feltene vil du ha muligheten til å indikere om posten/brevet skal sendes til postadressen, gateadressen eller privatadressen.

4. Du får mulighet til å velge lagringsområde (prosjekt /undermappe). Velger du ”ikke lagre” blir de genererte dokument ikke lager tilknyttet kontakt eller i arkivet.

5. Hvis du klikker på denne knappen vil du se en oversikt over alle bokmerker OpusFlowCRM kan fylle inn. Ønsker du å lage maler: se “Lag egne maler for bruk i OpusFlowCRM” og Hvordan lage e-postmaler

6. Her kan du indikere om du ønsker å flette til e-post beskjeder i stedet for Word dokument. Du kan velge å sende meldingen som ren tekst eller som en melding med et vedlagt Word dokument.

7. Her kan du velge malen basert på hvilke dokument eller e-post meldinger som skal lages.

8. Med denne knappen “Flett” blir flettingen aktivert. Før du trykker denne knappen, kan du sjekke følgende valg:

· “Flett til ett dokument”. Når dette er avkrysset, får du ett langt Word dokument som består av mange brev, slik som Word utfører funksjonen "Flett utskrift" Hvis du ikke krysser av her får du ett dokument per kontakt.

· Ved utskrift til etiketter eller konvolutter er det ofte ikke ønskelig å lagre dokumentet. Flett til ett dokument skal alltid være avkrysset for å få alle kontaktene utfylt på etikettarket. Kryss av her også hvis dokumentet du lager bare er en test og ikke skal lagres.

· “Skriv uten forhåndsvisning”. Når denne forblir uten kryss, blir Word åpnet slik at du kan se dokumentet. Med kryss her, sendes dokumentet direkte til standard skriver.

7: Finn kontakter

For å finne kontakter, har du tilgang til et enkelt og meget effektivt verktøy. Krysser du av for en gruppe, kan du få en liste over alle firma som er assosiert med denne gruppen og samtidig alle forskjellige kontakter i disse firma. Du kan velge en eller flere grupper på en gang.

For å detaljere søket, bruk koder. Disse koder gir deg uendelige muligheter for metoder til å legge inn detaljerte opplysninger om kunden. Produkt register, prosess oppfølging, kunnskaps nivå m.m.

Hvis du ikke bruker grupper eller koder, eller du raskt skal finne annen informasjon registrert om personen du søker, brukes fritekst søket. Skriv for eksempel del av navnet eller nummer og klikk på knappen med kikkert, så kommer liste over alle kort som inneholder teksten du skrev.

Skriv for eksempel del av telefonnummer her og trykk [enter] eller på kikkerten og du søker lynraskt i alle registrerte data.

Figur: finn kontakter

1. I feltet "Søk etter" kan du søke etter (en del av) navnet til kontakten eller firma Det er også mulig å søke etter (en del av) telefonnummer eller postnummer. Så kommer alle kontakter som oppfyller disse kriterier fram.

Hvis du velger et "Firma navn" eller "Kontakt", kan du endre databasen med knappen [Endre database kort]. Da kommer det fram et vindu slik det er beskrevet i kapittel "Endre Firma/kontakt"

Hvis du dobbelklikker resultatet eller klikker denne [Åpne adressekort(ene)] knappen, kommer firmakortet fram.

7.1 Kontaktkortet

Det er fra kontaktkortet alle opplysninger er tilgjengelig for alle brukere. Alle brev som er sendt ut eller mottatt, alle avtaler og telefonsamtaler blir tilgjengelig herfra. CRM behandling kan foregå her og blir synlig for alle kollegaer her.

2

1

3

Figur: Kontaktkortet for firma

Opplysninger om firma er registrere bare ett sted, og disse opplysninger er oppdatert på alle kontaktkort i firmaet.

Fra Gå til boksen kan du velge kontaktkortet til alle i firmaet.
På knappene med adressefelt kan du produsere personlige dokument og brev ut fra maler. Disse blir lagret løpende nummerert i arkivsystemet. Se avsnittet Hvordan bruke e-post mal til en kunde
Fliker for tilgang til informasjon.

7.2 Levering

All som er registret om kontakter er tilgjengelig fra disse flikene.

Figur: Korrespondansen med kontakten

Når du slår opp en kontakt har du også tilgjengelig all korrespondanse til dette firmaet. Dette gjør deg i stand til å sjekke kommunikasjonen med andre personer i samme firma samtidig.
Har du noen dokument fra før som skal registreres og legges inn i arkivsystemet, kan du legge disse til med knappen ”Legg til dokument”.

Fra CRM fliken har du komplett oversikt over dokument og avtaler sortert på tid. Å legge til en avtale kan gjøres direkte herfra. Hvis du for eksempel skal registrere en telefonsamtale får du den automatisk knyttet og lagret på kontaktkortet. Et alternativ er CTRL+SHIFT+J som direkte gir deg mulighet til å loggføre og skrive innholdet i en telefonsamtale, da må denne knyttes til en kontakt etterpå.

8: Finn dokument

For å finne dokument, har du tilgang til et enkelt og meget effektivt verktøy. Krysser du av for et prosjekt, kan du få en liste over alle dokument lagret på dette prosjektet. Du kan også velge flere prosjekt på en gang.

For å detaljere søket, kryss også av for Undermappe. Fjerner du krysset for prosjekt vises alle dokument lagret i valgte undermapper uavhengig av prosjekt.

Du kan også begrense listen til de dokument lagret i går, så vel som for 5,10,15,30,60 eller 90 dager siden. Dette resultatet kan igjen begrenses ut fra bokstaver som forekommer i dokument emnet.

Når det er krysset av for [Søk mens utvalg lages], vil alle endinger i utvalgskriterier eller fritekst resultat produsere en ny liste i sanntid. Denne muligheten kan være praktisk når du leter etter kunnskap uten å vite helt nøyaktig hva.

Når du har funnet dokumentet du søkte etter, kan du åpne det eller sende det med e-post til den som spør etter det. Klient knappen åpner database oppføringen med firmakortet.

9: Verktøy

En del funksjoner i OpusFlowCRM er meget praktiske, og for ordens skyld er en del gruppert i menyen [Verktøy]

De tillater eksport til Excel, import av kontakter til OpusFlowCRM, behandling av digitaliserte dokument, endre parameter innstillinger, utføre vedlikehold av OpusFlowCRM, endre eksisterende elementer i Outlook eller rett og slett endre språket.

9.1: Eksporter data til Excel

Takket være OpusFlowCRM, kan du raskt eksportere alle tilgjengelige Outlook data til Excel. Uansett hvilken mappe du ønsker data fra, kontakter, kalender, loggfiler, aktiviteter så vel som oppgaver. OpusFlowCRM vet hvordan disse data skal formatere for deg slik at du kan utforske dataene bedre med Excel.

For eksempel, for å eksportere innholdet i [OpusFlowCRM], trenger du bare å klikke på knappen [Velg Outlook-mappe].

Når vinduet for å velge mappe kommer opp, kan du velge den mappen du ønsker å eksportere til Excel. I vårt eksempel, velges [OpusFlowCRM] mappen under [Kontakter] i Outlook, vi klikker så [OK].

Eksporter knappen viser navnet på den mappen som er valgt, og du er ikke lenger unna å eksportere, enn ett klikk på knappen for å se resultatet bli lagt inn i Excel

9.2: Eksporter tid/reise info til Excel

Eksportering av tid og reise informasjon til Excel er et kraftig verktøy som ved enkle klikk grupperer oppføringene relatert til dine forskjellige prosjekt. Du får da fram alle tidspunkt, summerte timer og km som er brukt på dine aktiviteter.

Når du forbereder en eksport av reise informasjon, kan du velge hele kalender så vel som en oppgitt periode. Du kan også sortere på dato eller på prosjekt, for å presentere opplysningene tilpasset ditt bruk.

Et klikk så på knappen [Start export] produserer en Excel arbeidsbok med summert gruppering av dine data, for den perioden du har valgt og sortert slik du har avkrysset.

9.3: Importer Outlook kontakter

Når du installerer OpusFlowCRM, finnes der ingen kontakter, vi har lagt inn noen eksempler. Hvis du allerede har en kontaktliste i Outlook gir vi deg et kraftig verktøy som kan lese dine data inn i OpusFlowCRM. Bruker du firma og kategorier fra før, får du etter importerning en fullstendig oversikt.

Først, må du velge mappen med kontakter du ønsker å importere. Som standard er [Kontakter] i Outlook valgt, men du kan velge alle andre mapper med kontakter du har tilgjengelig fra din Outlook.

Når du klikker på knappen [Velg Outlook mappen med dine esisterende kontakter], åpnet vinduet nedenfor slik st du kan velge den kontaktmappen du ønsker å hente data fra.

Når du har valgt dine kontakter, klikk på knappen [OK] for å begynne importen. OpusFlowCRM sammenligner disse kontakter med de som allerede er importert om det er noen. Dette forhindrer deg i å få doble oppføringer i de tilfeller du ønsker å importere en gang til fra en mappe som er importert tidligere.

9.4: Skann, lagre og formidle papir post

OpusFlowCRM kan arkivere din utgående korrespondanse men den kan også holde orden på dine digitaliserte dokument på en generell måte når det gjelder alle dokument på din PC som finnes på fil. Dette kan være et bilde, en video, et Office dokument (Word, Excel, Access, Powerpoint...) eller gjerne en enkel tekst fil. du kan arkivere dette og sende dette videre takket være OpusFlowCRM. Skal du holde orden på brosjyrer eller bøker som ikke lar seg skanne, kan du også registrere dette med henvisning til hvor i arkivskapet/hyllene dette ligger.

På samme måte som du tidligere legger inn et emne, en kontakt, et prosjekt og en undermappe for å arkivere korrespondansen, legger du også dette inn her. Dette er kriterier tilgjengelig for deg, som du kan bruke til å gjenfinne det arkiverte materiale.

Valget [Ikke bilde (registrer papir dokument)] gir interessante muligheter. Du kan faktisk holde orden på ikke digitale dokument, fra brosjyrer til bøker. Med kryss for dette valget har du ingen dokument å velge, bare emnet og vanlige kriterier for klassifisering.

Til slutt kan du bruke dette verktøyet for å distribuere gjeldende dokument med e-post og holde ordren på forsendelsene.

9.5: Endre parameter innstillinger

Når du konfigurerer OpusFlowCRM, kan du sette plassering av filer, valg for behandling av e-post, dine personlige felt, alt sammen konfigurert for å få OpusFlowCRM til å fungere. Slike innstillinger er kalt et sett av "parameter" og du kan definere disse så mye du ønsker. Enkelte grupper skal for eksempel ha samme database, andre skal ha egne mal områder og andre igjen skal ha egne lagringsområde for dokument.

I bruk selvfølgelig, er det nok å klikke på navnet på parameter settet du skal bruke og så klikke på knappen [Velg] for at denne innstillingen skal gjelde umiddelbart, uten at du må avslutte og starte Outlook på nytt.

9.6: OpusFlowCRM vedlikehold

Når OpusFlowCRM er oppdatert eller vår tekniske support ber om det, kan du utføre OpusFlowCRM vedlikehold.

Denne funksjonen er veldig enkel. Det er nok å klikke på knappen [Start vedlikehold] for at OpusFlowCRM starter en kompleks analyse prosess og en reparasjon av din konfigurasjon.

Hvert steg vises i prosessen går automatisk og vises i vinduet, Den forteller deg hva som skjer. Takket være framdriftsindikator og korte beskjeder.

Så snart alt arbeid er ferdig, vil en beskjed fortelle deg at vedlikeholdet er vellykket. Resten av arbeidet er ett klikk på [Ok] knappen for å gjøre ferdig prosessen.

En vedlikeholds rapport blir så produsert og lagret som er tekst fil. Denne kan sendes til teknisk support i tilfelle det skulle være behov for å løse noe som ikke fungerer.

9.7: Endre eksisterende avtaler

Når du bruker OpusFlowCRM, ser du kanskje at når du klikker på enkelte element, spesielt i mappene med kontakter [OpusFlowCRM] eller i kalender mappene [OpusFlowCRM-Kalender], bruker din Outlook et skjemaet som er annerledes enn det som kommer med standard Outlook.

OpusFlowCRM git deg en enkel effektiv metode for å vise elementer i mappen ved å legge til et skjema. Ønsker du å bruke et skjema fra listen IPM. Klikk så på knappen [Velg Outlook-mappe]

Søkevinduet kommer fram og du kan velge den mappen du vil bruke med valgt skjema.

Når mål mappen er valgt med [Ok], gjenstår å trykke på knappen [Endre visning].

Nå blir alle element undersøkt og de oppføringer som ikke assosiert med det ønskede skjema blir modifisert. På denne måten kan du standardisere visningen og tilgangen til eksisterende data i dine mapper. Har du for eksempel en oppgavemappe med brukerdefinerte felt, kan disse vises på dine egne tilpassede skjema.

9.8: Endre språk

OpusFlowCRM er tigjengelig på 7 språk: Nederlandsk, Engelsk, Tysk, Fransk, Norsk, Dansk og Portugisisk. For å velge et av disse språk, er det nok å velge fra menyen og klikke på knappen [OK].

Etter noen øyeblikk når alle moduler har endret språk kommer har du får en ny knapperand. Du kan nå bruke OpusFlowCRM med det valgte språk.

10: Endre

For å legge til, endre eller slette grupper, koder, prosjekt og undermapper har du tilgang til et enkelt verktøy son lar deg konfigurere de forskjellige kriterier som blir assosiert med dine dokument.

Disse kriterier gjør det lettere å indeksere dokument i det øyeblikk de lagres og er like viktig for å gjenfinne lagrede dokument meget raskt.

11: Synkronisering

Sette opp automatisk synkronisering

For å holde innholdet i mappen “Kontakter” (og ved bruk av CRM modulen kalender, avtaler, logg og oppgaver) oppdatert med siste/felles innhold i databasen bruker du valget “Synkronisering”-> “Automatisk synkronisering”.

I system boksen (ved siden av klokka) vises autosynk programmet, som synkroniserer databasen automatisk med kontaktkortene ved definerte tidspunkt .

Hvis du bruker en Exchange server og administrator har laget en såkalt Fellesmappe for alle mappene er det ikke nødvendig å synkronisere, Avtaler, Oppgaver og Aktiviteter. I dette tilfeller trenger bare en PC av alle som bruker OpusFlowCRM å ha synkroniseringen aktiv. Dette fordi alle bruker samme felles database og mappen på en Exchange Server er felleskontakter.

Figur: Exchange server innstillinger

Hvis du ikke bruker en Exchange server, må hver OpusFlowCRM bruker skru på autosynk verktøyet på system linja. Hvis du vil se på innstillingene, høyreklikker du på ikonet for system boksen og velger “Innstillinger”.

Du kan bruke valget “Synkroniser nå” hvi du har laget et nytt firma eller en kontakt som du umiddelbart skal sende en e-post eller brev til. Kontaktens firma kort vil vises kontaktmappen.

Figur: ikke-Exchange server bruker innstilling

12: Lag dine egne maler for bruk i OpusFlowCRM

Når du lager et dokument (Fra kontaktkortet eller "Flett" funksjonen), bruker OpusFlowCRM standard Word maler. Du kan enkelt lage dine egne maler for bruk i OpusFlowCRM. Da har du muligheten til å bruke de malene du har fra før med din interne stil og logo når du lager dokument til dine kontakter i OpusFlowCRM.

Lage en OpusFlowCRM mal

Du har sikkert mange maler eller dokument med ditt spesielle utseende eller stil som du bruker når du lager utgående dokument. Dette eksempelet viser deg hvordan du kan endre disse allerede eksisterende dokument for bruk i OpusFlowCRM og hvordan du kan lage nye maler.

Lage en NY OpusFlowCRM mal

Åpne det dokumentet du ønsker å bruke i MS Word. Så kan du lagre dokumentet på området for maler med valget “Fil”-> “Lagre som“

Figur: lagre dine egne dokument som en mal

Velger du “Dokument mal(*.dot)” i nederste listeboks med ledetekst “Lagre som type”, vil du kunne lagre den med ditt eget filnavn. Er innstillinger for plassering av maler i Word satt til å bruke OpusFlowCRM mal-området, kommer dette området opp. Bla deg fram til rett område om dette ikke allerede er satt som standard.

Plassering av bokmerker

I malene bruke OpusFlowCRM Bokmerker for å definere hvor ønsket (adresse) opplysning skal settes inn. For å gjøre bokmerke synlige, kan du krysse i Word av for dette via “Verktøy”-> “Alternativer”-> folder ”Vis” valget “Bokmerker”.

Figur: gjør bokmerkene synlige.

Nå kan du sette inn med “Sett inn” -> “Bokmerker”, plasser ønsket bokmerke i ditt dokument, slik at OpusFlowCRM kan plassere riktig informasjon på rett sted. Det er bokmerker tilgjengelig for alle adresse data. Du finner en oversikt over bokmerker under knappen “Klikk her for hjelp” i “Flett” vinduet.

Figur: oversikt over tilgjengelig bokmerker

Når du setter inn bokmerker er du i stand til å bestemmer hvor i dokumentet informasjonen skal plasseres.

Figur: plassere et bokmerke i malen

Når ønsket bokmerke er plassert på rett sted, kan du lagre malen og du blir i stand til å velge den hver gang du lager et dokument til kontakten fra OpusFlowCRM adresse kortet.

Figur: bokmerker synlige i en mal

13: Filer som blir installert

Filer blir som standard installert på katalogen c:\program files\OpusFlowCRM.

Laptop modulen

Hvis du har en bærbar PC, kan du også bruke OpusFlowCRM når du er frakoblet. For å la OpusFlowCRM fungere frakoblet, må du først endre noen innstillinger.

Her finner du instruksjoner på hvordan du setter opp en laptop/frakoblet PC.

Hvordan lage en replika?

For å arbeide frakoblet, trenger du å plassere en "replika" av den sentrale databasen på din maskin.

En replika er en kopi av den sentrale OpusFlowCRM databasen. Denne synkroniseres med den sentrale database. Alle endringer på din lokale replika blir synkronisert til den sentrale databasen og vise versa.

Klikk på linken her for å lese mer om database replikering:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=/support/access/content/repl/replovrvw.asp

Skal du arbeide med modulen trenger du MS Access!

Når du skal lage replikaen for din laptop/frakoblet PC trenger du forbindelsen til nettverks området, der den sentrale databasen er lagret.

1) Åpne OpusFlowCRM databasen og velg "Tools" -> "Replication" -> "Create replica";

Lag en replika av den sentrale databasen.

2) Nå vil MS Access spørre om du ønsker å lage databasen. Svar "Yes" på dette spørsmålet.
3) Så vil MS Access spørre om å lage en backup. Svar "Yes" igjen.

Etter dette, kan du velge plassering av den nye replikaen. Standard plassering av OpusFlowCRM database er "C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database", men du kan gjerne bruke katalogen ”Mine Dokumenter”. Når du har en lokal "D:\" eller "E:\" disk, anbefales du å bruke denne til å lagre OpusFlowCRM databasen (og dokument og maler).

Når du lagrer replikaen, er det anbefalt at du bruker navnet til brukeren inkludert i filnavnet, dette for å gjøre det lettere å gjenfinne replikaen.

Innstillingene

Etter at replikaen er laget, trenger du å la OpusFlowCRM peke til riktig plassering. Får å lage disse innstillinger trenger du å starte fra Outlook og gå til ”Verktøy” og ”Alternativer” , "OpusFlowCRM".

Databasen:

Du trenger to innstillinger i OpusFlowCRM en for hver av databasene: replikaen og en for den sentrale databasen som replikaen skal synkroniseres med. Sett disse områdene i "Verktøy" -> "Alternativer" -> "OpusFlowCRM" -> "Database plassering". Lag innstillingene tilsvarende bildet vist nedenfor med dine egne plasseringer.

Hvis du aldri kobler til den sentrale databasen via en ”treg” forbindelse som et modem, ISDN eller VPN og alltid er koblet direkte på nettverket, anbefaler vi deg å krysse av for "Finn automatisk". Når du har dette valget krysset av når du er koblet til nettet med et modem, ISDN, VPN, etc, vil OpusFlowCRM starte å fungere direkte gjennom denne forbindelsen, noe som gjør din maskin i stand til å fungere med korrekt hastighet for denne forbindelsen.

Dokumenter:

Uavhengig av data i databasen kan også dokument bli synkronisert til og fra din laptop/bærbar PC. På denne måten kan du også lage, vise og endre dokument når du er frakoblet.

For disse innstillinger i Outlook gå til:

"Verktøy" -> "Alternativer" -> "OpusFlowCRM" -> "Lagringsområde for dokument"

Akkurat som med databasen, trenger du å la innstillingen peke på to områder: en for frakoblet og en for når du er koblet til nettverket.

Her anbefaler vi deg altså å bruke en lokal "D:\" eller "E:\" disk om den er tilgjengelig i stedet for "C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents", men du kan gjerne bruke katalogen ”Mine Dokumenter”.

Vedlikehold og synkronisering av din laptop/frakoblet PC

Når du ønsker å synkroniserer data mellom din laptop/frakoblet PC kan du velge mellom:

- database data.

- dokument.

Synkronising av databasen

Når du ønsker å synkronisere database data (kontakt data, informasjon om dokument, etc.) velg "Synkronisering" -> "Synkroniser lokal database med nettverksdatabase" i OpusFlowCRM knapperanden. Dette vil synkronisere all informasjon med den sentrale master databasen.

Dokument du har laget frakoblet kan nå vises for dine kolleger, men kan ikke bli åpnet (og vise versa).

Synkronisering av dokument

Når du også ønsker å synkronisere selve dokumentene, velger "Synkronisering" > "Synkroniser dokument" i OpusFlowCRM knapperanden. Nå kan også dine dokument bli åpnet.

Merk:

Fordi begge synkroniseringene kan ta litt tid når du ikke er koblet direkte på nettverket, er det i disse tilfellene anbefalt at du ikke startersynkroniseringen fra Outlook knapperanden. Hvis du forsøker å synkronisere over en treg forbindelse (modem eller ISDN) tar Outlook en pause (henge) mens synkroniseringen foregår.

I stedet anbefaler vi at du starter begge synkroniseringene direkte fra OpusFlowCRM programmet (“C:\Program Files\OpusFlowCRM\OpusFlowCRM.exe”). På denne måten kan du bruke Outlook og OpusFlowCRM mens synkroniseringen foregår.

PDA modulen

Også når du bruker en PDA, avansert Ericsson eller Nokia telefon, kan du vedlikeholde dine kontakt data. Hovedforskjellen i forhold til “standard” OpusFlowCRM er at PDA Modulen bruker din standard Outlook Kontaktmappe for å lagre OpusFlowCRM adressekort, i stedet for en spesiell "OpusFlowCRM" mappe.

Når du ikke ønsker å legge kontakter til OpusFlowCRM, må du merke disse adressene som "Privat". Disse oppføringene ignoreres av PDA modulen.

Med PDA modulen, kan du mer enn å se på OpusFlowCRM kontakt data på din PDA, du kan også legge til og endre dine kontakter.

Bruk av PDA modulen:

PDA programvaren er allerede installert på din PC med OpusFlowCRM. For å bruke PDA modulen trenger du bare en spesiell lisens nøkkel ("License.ocx").

Bare plasser denne lisens nøkkelen på den PC som skal synkronisere med en PDA! Du skal installere lisens nøkkelen på rota av OpusFlowCRM mappen i Program files.

PDA modulen fungerer slik:

1) Koble din PDA til din PC og utfør synkronisering slik du er vant til å gjøre:

- Nye og endrede adressekort vil bli synkronisert fra din PDA til din PC og vise versa.

2) Velg nå "Synk PDA..." i OpusFlowCRM knapperanden:

- Nye adressekort (fra din PDA eller PC) blir lagt til i den sentrale databasen;
- Nye adressekort (fra den sentrale databasen) blir lagt til i dine Outlook Kontakter;
- Endrede adresse data er endret begge veier;
- Kontakter som er slettet fra den sentrale database blir slettet i din Outlook Kontaktliste;

3) Synkroniser nå din PDA med Outlook igjen.

- Alle endringer som er gjort i steg 2, blir nå utført på din PDA.

Merk:

Når du markerer adresse kortet som ”Privat”, blir det ignorert av PDA synkroniseringen!

OpusFlowCRM med bruk av Exchange server

Bruk av Exchange server gir mulighet for sanntids oppdatering av kalender, oppgaver, avtaler m.m. Du trenger ikke vente på synkronisering. Det er nok å la en pc sørge for synkronisering av kontaktkortene fra kontaktdatabasen.

Først installer OpusFlowCRM på en PC.
Kopier databasen OpusFlowCRM.mdb fra "c:\ program files\OpusFlowCRM" til felles dataområde her har vi valgt G:\data\crm\
På Exchange server Lag en felles oppgave mappe, kalender mappe, logge mappe og kontakt mappe med rettigheter til alle. Husk at slike rettigheter på Exchange server tar tid før de blir effektive opp til 24 timer.

Nå er alt klart til å sette innstillinger for hver bruker.

Velg Tools>Options i Outlook menyen og trykk på OpusFlowCRM fliken.

Mål kontakt mappe settes til kontaktmappen som er laget på Exchange server. Husk brukere skal ha alle rettigheter.
Database plassering settes til databasen på G:\data\crm\OpusFlowCRM.mdb
Lagringsområde for dokument settes til g:\data\dokument\
Plassering av Word maler settes til g:\data\maler\ alle eksisterende Word og Excel maler tilpasses til OpusFlowCRM bokmerker. Automatisk utfylling av slike maler gjøres direkte Outlook kontakt kortet og lagres automatisk i arkivsystemet g:\data\dokument\prosjektmappe\undermappe Flettefunksjonen kan også brukes for å lage en rekke dokument til en utvalgt kundegruppe.
Skannede dokumenter brukes sammen med en skanner for å direkte behandle innskannede dokument og lagre dette i arkiv systemet.
Bruker innstillinger settes for personalisering av den enkelte bruker. Det er her å mulig å velge vise prosjekt mapper på kontaktkortet.
Justerbare brukerfelt kan brukes for å tilpasse mange felt påp kontaktkortet.
Autolagre e-post / Gruppemapper. Med Exchange server anbefales valget: Hopp over e-post fra samme Exchange server.
CRM-innstillinger for Exchange server kryss av for Bruk Fellesmapper .

Trykk på Kalender knappen og velg den nylig opprettede kalender mappen på Exchange server.
Trykk på Logg knappen og velg den nylig opprettede logge mappen på Exchange server.
Trykk på Oppgave mappen og velg den nylig opprettede oppgave mappen på Exchange server.

Exchange server fellesmapper kan oppleves som tregere etter kort tid. Inntil nylig visste vi ikke hvordan dette kunne ordnes. MS har skrevet denne artikkelen som gjør det mulig å tvinge Exchange server til å rydde opp hvert 30 minutt i stedet for 8 dager. Vi har testet det og det fungerer. Les Exchange server cleanupartikkel

Sikkerhet: skulle noen være så uheldig å slette alle oppføringer på felles Exchange server mappen, tar det noen sekunder for den pc som er satt opp med synkronisering å gjenopprette alt slik det skal være fra den felles databasen. Merk: Det følger med et program OIhelper.exe som sørger for at riktige skjema benyttes og at Outlook fungerer som med OpusFlowCRM add-in.

Instruksjoner for å behandle kundeinformasjon i OpusFlowCRM.

Hvordan lagre en e-post fra en kunde.

Hvordan finne dokument under en eller flere kategorier/undermapper.

Hvordan bruke E-post mal til en kunde

Hvordan lage nye E-post maler

Hvordan lagre en e-post fra en kunde.

Trykk på knappen
Hvis kunden er registrert fra før blir den funnet direkte. Velg ”prosjekt navn” og den underkategori e-posten skal lagres i. Kategorier er ubegrenset definerbare via OpusFlowCRM knapperanden Endre > undermapper
Trykk på lagre knappen
Hvis kunden ikke er registrert fra før får du opp dialogboksen som lager firma og kunde kortet.

Hvordan finne dokument under en eller flere kategorier.
Trykk på knappen. Kryss av for kategorier. Du kan begrense med et antall siste x dager og du kan velge inngående eller utgående. Trykk på Finn for å få fram den opptalte listen. Knappene nederst lar deg raskt slå opp klienten eller åpne dokumentet.

Hvordan bruke e-post mal til en kunde.
Trykk på klient knappen, eller finn kunden fra OpusFlowCRM knapperanden via søket. Du kan også trykke på når du er i innboksen og ser en lagret e-post. Trykk på knappen ved Brev til> kontakt i firma.
Velg en mal fra listen.
Skriv emnet som skal være på e-posten. og trykk ok.

Hvordan lage nye e-post maler.

I standard Outlook, trykk på ”Ny” knappen for å lage en ny e-post.

Rediger denne e-post beskjeden til du har en god mal. Bokmerker for automatisk fletting fra kontaktkortet skrives med firkantparentes.

Lagre denne beskjeden som en ”*.msg” fil på ”template” område.

Hei, [KontaktNavn]!

Velkommen som kunde hos oss

Dette er et standard e-post brev som kan redigeres.

Standard e-post kan skrives ut direkte fra kontaktkortet i OpusFlowCRM fra <Brev> knappen, eller til en gruppe kontakter ved hjelp av den avanserte flette funksjonen.

Med Vennlig Hilsen

[Avsender]

Trenger du mer hjelp, fortell oss om det.

Lykke til og nøl ikke med å kontakte oss.

OpusFlowCRM Norge
Oskar Bråtens v.10
7024 Trondheim

tel : +47 95827032
fax : +47 95827032
e-mail: info@OpusFlowCRM.no

Har du spørsmål kan vi kontaktes på telefon 95 82 70 32 eller send oss en e-post på